Huishoudelijk reglement 2008

Hoofdstuk 1: algemene bepalingen

De raad van bestuur stelt conform artikel 31 van de statuten het huishoudelijk reglement op, geldend voor alle leden en alle gebruikers van de installaties en hun genodigden.
De ledenlijst, het huishoudelijk reglement en de statuten van de vereniging evenals de reglementen en statuten van de VTV liggen ter inzage in het clubhuis.
De leden, spelende of niet, worden verzocht elke wijziging van hun persoonlijke gegevens, inclusief hun telefoonnummer, te melden aan de secretaris.

Hoofdstuk 2: lidmaatschap

Het lidmaatschap geldt voor een periode van één jaar en begint steeds op 1 april of vanaf de aanvaarding van de inschrijving door het bestuur, om te eindigen op 31 maart. Lid wordt men door de betaling van het jaarlijkse lidgeld en mits aanvaarding door de raad van bestuur.
De raad van bestuur beslist zonder verhaal over de aanvaarding van nieuwe leden en de hernieuwing van het lidmaatschap van bestaande leden.
De betaling van het lidgeld geldt als de onvoorwaardelijke aanvaarding van de statuten, dit huishoudelijk reglement en de definitieve beslissingen van de organen van de vereniging.
Het bedrag van het lidgeld wordt jaarlijks door de raad van bestuur vastgesteld. De geïnde jaarlijkse bijdragen zijn, zonder uitzonderingen, definitief verworven voor de club.
Mits naleving van de statuten en onderhavig reglement, heeft elk spelend lid het recht om gedurende het hele zomerseizoen (van begin april tot einde september) en mits naleving van de reservatieregels, gebruik te maken van de beschikbare tennisterreinen.

Hoofdstuk 3: toegang, kleding en gedrag

Het recht op toegang tot het domein van TCSM is beperkt tot:

· Spelende en niet-spelende TCSM-leden in regel met de betaling van hun lidmaatschapsbijdrage voor het lopend seizoen en hun genodigden;

· Spelende KHBO-leden (zijnde de studenten, het personeel en leden van de bestuursorganen van de KHBO die van de tennisterreinen wensen gebruik te maken);

· Effectieve leden van TCSM (zogenaamde v.z.w.-leden);

· De voormalige TCSM-leden die in het verleden gedurende minstens 5 jaar lid waren van TCSM.

De toegang tot de tennisterreinen en de kleedkamers daarentegen, is mits naleving van de reservatieregels, exclusief voorbehouden voor:

· Spelende TCSM-leden en, mits naleving van het reglement ter zake, hun gastspelers;

· Spelende KHBO-leden.

Op de tennisterreinen is het dragen van tenniskleding (zoals voorgeschreven in de reglementen van de Vlaamse Tennis Vereniging) en aangepast schoeisel verplicht.
TCSM is een club met een familiaal karakter waar wederzijds respect hoog in het vaandel wordt gevoerd. De leden, genodigden en alle begeleidende personen dienen zich hoffelijk, respectvol en voorkomend te gedragen.

Gedrag dat erop gericht is anderen uit te sluiten of te discrimineren, op welke grond dan ook, zal niet worden aanvaard van leden noch genodigden.

TCSM verwacht van haar leden dat zij deze waarden ook uitdragen wanneer zij in deze hoedanigheid de vereniging vertegenwoordigen.

Op en rond de tennisterreinen, op het domein, in de kleedkamers, douches en toiletten zal de grootste zorg heersen. Papieren, lege blikjes, flessen, enz... mogen niet achtergelaten worden.
Honden dienen steeds aan de leiband gehouden te worden en zijn niet welkom in het clubhuis. Om hygiënische redenen is het verboden honden uit te laten op het domein. Uitwerpselen dienen steeds onmiddellijk door de begeleider te worden opgeruimd.

Ouders worden te allen tijde geacht toezicht te houden op hun kinderen, behalve tijdens de tennislessen en -trainingen en de andere door de club georganiseerde activiteiten die zich specifiek richten tot deze kinderen en voor zover deze activiteiten plaatsvinden onder toezicht van een door de club aangeduide lesgever of begeleider.

Bovendien zorgen de ouders ervoor dat de kinderen zich correct gedragen. Kinderfietsen, tennismateriaal en speelgoed dienen opgeborgen te worden bij het verlaten van de club.

Er geldt een absoluut rookverbod in het clubhuis, inclusief de kleedkamers, douches, toiletten en private ruimten. Er wordt evenmin gerookt op de tennisterreinen.

Hoofdstuk 4: reservatieregels

q Algemeen

1. De terreinen 1, 2 en 3 zijn te allen tijde beschikbaar voor voorafgaande reservatie door de TCSM-leden.

Het terrein 4 is beschikbaar voor voorafgaande reservatie door de TCSM-leden op werkdagen vanaf 17 uur, tijdens weekends en schoolvakanties. Op werkdagen tot 17 uur is het terrein ter beschikking voor voorafgaande reservatie door KHBO-leden.

Het terrein 5 is enkel ter beschikking voor voorafgaande reservatie door de TCSM-leden tijdens de schoolvakanties. Op elk ander ogenblik is dit terrein voorbehouden voor voorafgaande reservatie door KHBO-leden.

Deze beschikbaarheid kan echter door de raad van bestuur (eventueel in samenspraak met KHBO) beperkt worden om cluborganisaties zoals trainingen, lessen, interclub, tornooien enz… mogelijk te maken. Deze bijzondere reservaties zullen steeds tijdig worden aangeduid in het elektronische reservatiesysteem.

De tennislessen -en trainingen die door KHBO worden georganiseerd in het kader van de aan studenten aangeboden opleidingen, dienen steeds te worden ingericht op de voor KHBO voorbehouden terreinen zoals hiervoor beschreven.

2. Na de aanvaarding van hun inschrijving kunnen de leden een terrein reserveren op de computer in de club, of via internet. Elk lid beschikt hiertoe over één vrije openstaande reservatie. Bij de reservatie dient het lid de eigen naam en die van een ander uitgenodigd lid in te vullen op een dag en uur naar keuze en maximum 14 dagen vooraf. Men kan slechts opnieuw reserveren als de vorige reservatie vervallen is, hetzij door annulering, hetzij door op het geplande uur te spelen. Bovendien kunnen geen van beide leden een terrein reserveren of uitgenodigd worden voor een reservatie binnen de 4 uur volgend op het einde van een gespeeld uur.

3. De beide spelers op wiens naam gereserveerd werd, dienen ook effectief op het bepaalde uur en terrein te spelen en dienen zich voorafgaandelijk aan te melden op de clubcomputer. Indien een gereserveerd uur 5 minuten na aanvang van het uur niet bezet is door aanmelding, komt het vrij voor de overige leden mits opgave van en clubreservatie.

4. Indien men belet is op de gereserveerde datum en uur moet men zo vlug mogelijk de reservatie annuleren.

5. De vrije terreinen mogen te allen tijde ingenomen worden zowel door de TCSM-leden als de KHBO-leden mits de opgave van een clubreservatie op de computer in de club. Indien een gereserveerd uur 5 minuten na aanvang van het uur niet bezet is, komt het vrij voor de overige leden mits opgave van een clubreservatie.

6. Bij overbezetting van de terreinen, moet voor het dubbelspel worden gekozen, en dit gedurende maximum 1 uur.

q Reservatiebeperking voor jongeren geboren vanaf 1991

Jongeren kunnen niet onderling reserveren na 17.30 uur behalve tijdens de weekends en de wettelijke feestdagen. Ze kunnen na 17.30 uur echter wel uitgenodigd worden door een volwassene.

Op woensdagnamiddag wordt terrein 1 exclusief voorbehouden voor reservatie voor jongeren geboren vanaf 1991

q Gastspelers

1. Elk lid kan vóór 17 uur één of meerdere gastspelers uitnodigen. Er moet echter steeds minstens 1 lid op het terrein meespelen. Een gastspeler mag per jaar slechts tweemaal uitgenodigd worden.

2. Voor deze gastspelers wordt vóór aanvang van de speelbeurt 5,00 euro per gastspeler betaald aan de bar. Dit bedrag kan jaarlijks door het bestuur aangepast worden.

q Sancties

1. Bij niet naleving of misbruik van de reserveringsregels kan het bestuur de nodige maatregelen nemen om hieraan een einde te stellen en deze praktijken onmogelijk te maken.

2. Het bestuur kan in dit geval, na het betrokken lid (leden) gehoord te hebben, ook een sanctie opleggen, gaande van een waarschuwing tot een uitsluiting.

Hoofdstuk 5: materiaal - Onderhoud van de tennisbanen

De leden dienen zorg te dragen voor alle materiaal dat door de club wordt ter beschikking gesteld, o.a. televisie, radio, computer. Geen enkel toestel, gereedschap of meubilair mag ontleend worden zonder uitdrukkelijke toestemming van de raad van bestuur.
De tennisterreinen en alle bijbehorend materiaal (tennis -en sleepnetten; kabels; banken; omheining; scheidsrechterstoelen; enz…) dienen door de leden met de grootste zorg behandeld te worden.
Per speelperiode mag gedurende 55 minuten getennist worden. Tijdens de resterende 5 minuten dienen de spelers hun baan in orde te brengen als volgt:

· Met een sleepnet de gehele oppervlakte van het terrein gelijk maken.

· Alle niet bij de tennisbaan behorende voorwerpen (flessen; glazen; drinkbekers, papier; afval; enz...) verwijderen.

Indien het terrein te nat ligt of onbespeelbaar is door andere omstandigheden, mag er niet gespeeld worden. Ieder bestuurslid beslist soeverein over de bespeelbaarheid van een terrein. Indien geen bestuurslid aanwezig is, beslist de aanwezige terreinverzorger of de clubhuisuitbater hierover.

Spelers mogen onder geen beding het terrein op eigen initiatief speelklaar maken (bijvoorbeeld plassen weg slepen.)

Hoofdstuk 6: verlichting van de terreinen

De verlichtingsinstallatie van de terreinen wordt automatisch aan –en uitgeschakeld. Indien nodig zal de verlichting manueel bediend worden door de uitbater van het clubhuis, overeenkomstig de richtlijnen van het bestuur.
De bijdrage in de kostprijs van de terreinverlichting bedraagt 2,00 EUR per uur per terrein. Voor de leden is deze bijdrage inbegrepen in het jaarlijkse lidgeld. KHBO-leden die van de terreinverlichting wensen gebruik te maken, dienen vóór aanvang van het speeluur de verschuldigde bijdrage af te rekenen aan de bar.

Hoofdstuk 7: tennislessen –en trainingen

In samenspraak met de club worden door Tennisfirst v.z.w. die zal optreden als lescoördinator, lesgevers aangeduid die instaan voor de organisatie van groepslessen, -trainingen en -stages ten behoeve van de leden.
Privé-lessen en trainingen zijn mogelijk in beperkte mate en af te spreken met de lescoördinator, in overeenstemming met de richtlijnen van het bestuur.
Het is verboden, al dan niet tegen vergoeding, tennislessen en -trainingen voor te stellen of te organiseren behoudens akkoord van de lescoördinator en de raad van bestuur.

Dit verbod geldt niet voor KHBO voor zover de aangeboden tennislessen –en trainingen worden georganiseerd in het kader van de aan studenten aangeboden opleidingen en binnen de in hoofdstuk 4 voorziene beperkingen.

Hoofdstuk 8: TCSM-badge

De toegang tot ons domein en het sanitaire blok van het clubhuis, wordt beveiligd aan de hand van een systeem van toegangscontrole. De bediening ervan gebeurt met de TCSM-badge.
De TCSM-badge is strikt persoonlijk.
Verlies of diefstal van de TCSM-badge dient onverwijld te worden gemeld op het volgende e-mail adres: reservatie@tcsm.be. Schade die het gevolg is van misbruik van de TCSM-badge waarvan het verlies of de diefstal niet werd gemeld of slechts werd gemeld nadat de schade werd veroorzaakt, zal integraal op de gebruiker van deze badge worden verhaald.

TCSM zal slecht in de vervanging van een verloren of gestolen badge voorzien na de betaling van een vervangingsvergoeding van 15 EUR.

Elk lid (of de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger van een minderjarige lid) is persoonlijk aansprakelijk voor alle schade die het gevolg is van onrechtmatig gebruik van de TCSM-badge.

Hoofdstuk 9: verzekering en aansprakelijkheid.

Elk lid dat bij de VTV aangesloten is, valt automatisch onder de door de VTV afgesloten polis sportongevallen. Deze verzekering dekt de burgerlijke aansprakelijkheid, evenals het risico van persoonlijke ongevallen, zowel op als rond de tennisterreinen en tijdens de periode vermeld op de VTV-aansluitingskaart.
Bij ongeval, zelfs op verplaatsing, dient men onmiddellijk de secretaris of een bestuurslid te verwittigen van de club waar men bij VTV is aangesloten.
Alle schade die, al dan niet opzettelijk, veroorzaakt wordt aan gebouwen, materiaal of meubilair moet door de veroorzaker ervan vergoed worden.
De club kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen of voor verlies of diefstal van bezittingen van leden of bezoekers tijdens hun aanwezigheid op de club.
KHBO-leden en genodigden van TCSM-leden worden niet aangesloten bij de VTV. Zij kunnen dus niet genieten van de hiervoor vermelde verzekering en kunnen dus evenmin genieten van de door deze verzekering geboden dekkingen in geval van ongeval, aansprakelijkheid en/of schade.

KHBO-leden en genodigden dienen zich desgewenst persoonlijk te verzekeren tegen ongevallen, aansprakelijkheid en schade.

Hoofdstuk 10: allerlei.

De raad van bestuur moet vooraf toestemming verlenen voor de organisatie van elke sportieve of extrasportieve activiteit ten behoeve van de leden.
TCSM kan haar clubhuis tegen vergoeding ter beschikking stellen voor privé-organisaties van haar leden mits voorafgaandelijk en gezamenlijk akkoord van de raad van bestuur en de uitbater.

Hoofdstuk 11: naleving van dit reglement

Elk lid heeft de plicht zijn medeleden aan te manen dit reglement na te leven en, indien nodig, een klacht in te dienen bij het bestuur in geval van niet naleving ervan.
Bij aanvaarding van de klacht zal het bestuur, na de betrokkenen gehoord te hebben, desgevallend de nodige sancties uitspreken; bvb: een vermaning, schorsing of uitsluiting.
Het bestuur mag alle maatregelen nemen die nodig zijn voor de correcte naleving van het huishoudelijk reglement en de goede werking van het clubgebeuren in het algemeen.